Il CRM nel Project Management

Per un’azienda riuscire a distinguersi nell’ambito della concorrenza presente sul mercato è un modo per poter sopravvivere in un’economica in cui gli elevati standard e la competitività hanno ormai raggiunto dei livelli molto alti. Oggi i fattori che influenzano il valore complessivo di una società sono strettamente collegati alla sua capacità di raggiungere i propri obiettivi nel minor tempo possibile, riducendo i costi di produzione e aumentando la soddisfazione dei clienti. In queste realtà si colloca l’utilizzo del CRM e lo sviluppo del Project management.

Che cos’è il CRM. Un connubio tra software e strategia. Il termine CRM è un acronimo che sta ad indicare il Customer Relationship Management, inteso come una nuova forma di mentalità che permette di costruire relazioni più profonde e durature con i clienti (fonte Teamleader). Il CRM quindi prevede una serie di strategie che portano a migliorare il vantaggio competitivo di un’azienda grazie al fatto di riuscire ad avere un quadro complessivo nei confronti delle informazioni sui clienti, ampliando in modo esponenziale le interazioni con gli stessi e utilizzando i dati relativi ai singoli soggetti al fine di aumentare il legame tra cliente e azienda. La strategia si fonde con la tecnologia, dato che per raggiungere l’obiettivo finale si utilizzerà un software specifico che prenderà il nome di CRM, il quale offrirà il supporto di base al fine di elaborare e raccogliere le informazioni e i file dei singoli clienti in un sistema centralizzato, in modo che ogni compartimento e settore di un’azienda potrà facilmente utilizzarli e gestirli, velocizzando il processo di produzione. L’impiego del CRM si collega in maniera diretta a un’altra forma di strategia che è il Project Management.

L’importanza di una gestione del progetto e le sue applicazioni. Ma che cos’è il Project Management? E perché è una realtà necessaria nel nuovo sistema aziendale? La traduzione letterale è quella di gestione di un progetto, che comprende l’insieme di quelle attività che sono necessarie al fine di poter raggiungere un preciso obiettivo. Il fine è quello di aumentare la produttività dell’azienda, riducendo, costi e tempi di produzione, impiegando in maniera funzionale e vantaggiosa le singole risorse. Quindi nel Project Management sono previste tutte le azioni legate alla pianificazione, organizzazione, motivazione, controllo delle risorse dell’azienda, la gestione delle relazioni con i singoli settori e la definizione delle risorse umane. Al suo interno si comprendono tutte le strategie che sono strettamente collegate alla pianificazione, ma anche alle operazioni necessarie per l’esecuzione di un progetto. Il Project Management nella struttura aziendale odierna non è un’opzione, ma è qualcosa di fondamentale al fine di permettere la sopravvivenza di una società nel nuovo sistema economico altamente competitivo. La figura preposta a tale compito sarà il Project Manager, il quale dovrà avere delle competenze molto ampie sia nell’ambito tecnico che dal punto di vista umano. Infatti per limitare gli sprechi nella produzione e non commettere errori che possono condurre l’azienda a sprecare risorse fondamentali, sarà necessario non solo interagire con la componente umana. Ma anche impiegare software specifici necessari al fine di gestire le singole informazioni e che permettono di interagire con altri strumenti al fine di migliorare la produttività e quindi la soddisfazione del cliente: basilare è quindi l’interazione tra la strategia CRM e il Project Management.

La gestione efficace del Project Management. Ma quali sono i vantaggi di una gestione efficace di un progetto? L’importanza di applicare un Project Management alla propria azienda si rivela da una serie di aspetti che di seguito elenchiamo:

  • Definire e focalizzare gli obiettivi: grazie al Project Management sarà possibile non solo stabilire un obiettivo preciso ma inoltre mantenere le energie e le risorse dell’azienda focalizzate su tale proposito;
  • Gestire il budget: stabilire l’impiego di risorse economiche e di quelle umane è un aspetto fondamentale al fine di conoscere il costo per realizzare un determinato obiettivo. Grazie all’intervento del Project Manager sarà possibile in questo modo massimizzare le risorse e mettere ordine all’interno dei singoli reparti;
  • Predisporre le attività: attraverso la gestione del progetto si predisporranno e si svilupperanno tutti i piani strategici necessari al fine di raggiungere l’obiettivo stabilito;
  • Controllare i progressi: durante la fase di produzione sarà possibile verificare l’andamento del progetto controllando se si sta progredendo in maniera adeguata o se vi siano dei ritardi;
  • Gestire le problematiche tecniche: grazie al un’attenta gestione del progetto e all’intervento di controllo costante da parte del Project Manager sarà possibile intervenire su quelli che possono essere problematiche di natura tecnica, che determinano un rallentamento nella produzione, evitando che si verifichino e correggendo gli eventuali errori che hanno portato alla loro realizzazione;
  • Risolvere le tensioni: per il raggiungimento di un obiettivo aziendale spesso sono diversi i reparti che devono essere impiegati con una sinergia tra le persone. Questa realtà però può portare a una serie di conflitti e tensioni che sono causa di ritardi. Un Project Management ben strutturato può evitare tali situazioni grazie alla competenza di un manager qualificato.

Perché è importante l’utilizzo del software CRM. I dati che riguardano un cliente, così come le relative informazioni che possono provenire dai singoli reparti sono tantissimi ed elaborarli non è cosa semplice, ma grazie all’impiego di un software CRM è una realtà possibile, ottenendo una serie di vantaggi non solo nell’ambito della soddisfazione del cliente ma anche nel raggiungimento dell’obiettivo finale. Di seguito andremo ad analizzare alcuni aspetti che rendono fondamentale l’utilizzo di un software CRM:

Migliora la comunicazione tra i reparti: le informazioni sui clienti possono essere tante e provenire da reparti differenti dell’azienda. Un software CRM prevede la possibilità di condividere tutti i dati in maniera veloce contribuendo alla collaborazione tra i singoli settori e alla loro coesione verso l’obiettivo comune. Inoltre grazie a strumenti come il monitoraggio del tempo e la gestione dei progetti, permette di poter analizzare l’efficienza di un team e i risultati che si stanno ottenendo in un determinato progetto per quanto riguarda le entrate e i costi;

Visione generale del processo di vendita: il CRM permette di avere una visione ampia delle singole fasi di vendita e sui vantaggi di ogni singola attività oltre che una prospettiva completa su ogni singolo cliente;

Migliora le relazioni con i clienti: il miglioramento dell’interazione con il cliente, attraverso un’attenta analisi delle informazioni e dei dati permette anche di aumentare la loro soddisfazione grazie a risultati più rapidi e che rispondono alle aspettative dei soggetti. In questo modo aumenta la fidelizzazione del cliente oltre a una percentuale maggiore di acquisti. Inoltre si aggiunge la possibilità di creare una cronologia di email e di reclami eventualmente effettuati da ogni singolo cliente che può essere visionata in modo ordinato da tutti i settori impegnati in un progetto;

Contribuisce alla gestione del progetto: l’utilizzo di un software CRM offre la possibilità di collegare la gestione di un progetto a quella delle singole vendite, permettendo di valutare in maniera diretta l’applicazione di un progetto. Grazie a questa interazione sarà possibile aggiornare i clienti in tempo reale, contribuendo quindi a un’informazione precisa e costante, migliorando le relazioni tra azienda e cliente.

Considerazioni finali. Il Customer Relationship Management non è solo una strategia collegata a una tecnologia di un software innovativo e dalle enormi potenzialità, ma si basa su un’idea moderna in cui si pone al centro la figura del cliente, il quale non è più visto come un soggetto estraneo a un determinato progetto, ma protagonista della vendita, dato che sarà colui a cui un determinato prodotto si riferirà. La conoscenza dovuta alle informazioni su un singolo cliente, che vengono convogliati in un software CRM permette a un’azienda di migliorare la relazione con lo stesso con un aumentando degli acquisti e della sua soddisfazione rendendolo una tecnologia indispensabile per il futuro di una società.